Application web sur mesure pour centraliser les demandes d’attestation, les audits et les bilans fluides
Certification réglementaire – Application web métier sur mesure
Un extranet client et un back-office métier pour structurer le suivi réglementaire des opérateurs manipulant des fluides frigorigènes.
Client
Secteur d’activité
Certification et qualification des professionnels du froid et du génie climatique
Localisation du client
Paris, Paris – Île-de-France
Déploiement
Extranet utilisé par près de 3 000 entreprises clientes et intranet accessible aux collaborateurs partout en France
Logiciel développé sur mesure
Contexte client
Activité encadrée par la réglementation européenne F-Gas, avec des exigences fortes en matière d’attestation de capacité, de certification, d’audit et de traçabilité des fluides frigorigènes.
QUALICLIMAFROID est une association loi 1901 créée par et pour les professionnels du froid et du génie climatique. L’organisme est agréé pour délivrer les attestations de capacité aux entreprises manipulant des fluides frigorigènes, l’organisme délivre également les certifications Qualiclima et Qualifroid, accréditées par le COFRAC suivant la norme internationale ISO 17065.
L’obtention et le maintien de ces attestations et certifications impliquent le suivi de nombreuses données : entreprises, intervenants habilités, outillages conformes, justificatifs, audits, mouvements de fluides et déclarations annuelles. QUALICLIMAFROID accompagne ainsi près de 3 000 entreprises clientes et coordonne plusieurs profils d’utilisateurs : chargés de clientèle, responsables internes, chargés qualité et auditeurs externes.
La problématique : reprendre la maîtrise d’une plateforme réglementaire critique et fiabiliser le suivi des attestations
Un processus réglementaire complexe et fortement encadré
L’activité combine plusieurs cadres exigeants : la délivrance des attestations de capacité aux opérateurs manipulant des fluides frigorigènes et la gestion des certifications Qualiclima et Qualifroid, accréditées par le COFRAC suivant la norme internationale ISO 17065. Ces processus mobilisent de nombreuses données : entreprises, intervenants habilités, outillages conformes, pièces justificatives, audits, traçabilité des fluides et déclarations annuelles. Chaque dossier doit pouvoir être analysé, complété, validé, renouvelé ou refusé selon des règles métier précises.
Une plateforme vieillissante et dépendante d’un éditeur tiers
La gestion reposait sur une plateforme web dont QUALICLIMAFROID n’était pas propriétaire. Devenue difficile à maintenir et à faire évoluer, elle ne répondait plus suffisamment aux besoins liés aux commandes, aux paiements, aux accès des auditeurs, aux échanges avec les entreprises clientes, aux modifications de données, à la numérotation des attestations et aux tableaux de pilotage métier.
Des enjeux de traçabilité, de sécurité et de continuité de service
La nouvelle solution devait sécuriser les accès selon les profils, préserver l’intégrité de l’historique réglementaire et garantir la traçabilité des échanges et des décisions. Elle devait également rester disponible pour près de 3 000 entreprises clientes, les équipes internes et les auditeurs externes, tout en permettant à QUALICLIMAFROID de reprendre durablement la maîtrise de son outil.
Notre approche : du cadrage réglementaire à la mise en service d’une plateforme web propriétaire
Fonctionnalités développées
Fonctionnalités développées pour piloter les attestations de capacité, les certifications et les bilans fluides
Dépôt et suivi des demandes d’attestation et de certification
Depuis l’extranet, les entreprises clientes peuvent créer leur compte, constituer leur dossier, transmettre leurs justificatifs et suivre l’avancement d’une première demande ou d’un renouvellement d’attestation de capacité, de certification Qualiclima ou de certification Qualifroid.
Workflow de traitement et de validation des dossiers
Le back-office structure l’attribution et l’analyse des dossiers, les demandes de complément, les contrôles de recevabilité, puis leur validation ou leur refus selon les règles métier de QUALICLIMAFROID.
Déclaration annuelle des bilans fluides
Les entreprises déclarent leurs achats, leurs stocks, leurs cessions et les quantités de fluides frigorigènes traitées. Le module fiabilise la collecte et le contrôle des données nécessaires au bilan réglementaire annuel.
Planification des audits et accès sécurisé des auditeurs
Les équipes peuvent attribuer les audits, suivre les interventions à réaliser et contrôler la réception des rapports. Des accès dédiés permettent aux auditeurs externes de consulter et de compléter uniquement les dossiers qui leur sont confiés.
Traçabilité des échanges et des modifications
L’application historise les échanges, les changements de statut, les pièces justificatives et les modifications apportées aux données. QUALICLIMAFROID conserve ainsi les éléments ayant contribué à chaque décision réglementaire.
Commandes, paiements et suivi des règlements
La solution centralise les commandes, les tarifs, les acomptes, les paiements en ligne ou hors ligne et les échéances. Elle simplifie le parcours des entreprises clientes et le suivi administratif et financier des dossiers.
Une architecture Laravel sécurisée pour garantir la traçabilité et la continuité du service
La solution repose sur une architecture web accessible depuis un navigateur et composée de plusieurs espaces cloisonnés : extranet pour les entreprises clientes, back-office pour les équipes de QUALICLIMAFROID et accès dédiés aux auditeurs externes.
Une base de données relationnelle centralise les dossiers, justificatifs, statuts, échanges, commandes, règlements et données réglementaires. Les droits d’accès sont adaptés à chaque profil afin de protéger les informations et de préserver la traçabilité des actions réalisées.
L’application responsive est accessible sur ordinateur, tablette ou smartphone. Son hébergement en France et ses sauvegardes régulières contribuent à la continuité du service et permettent de faire évoluer durablement la plateforme.
Résultats obtenus depuis la mise en service de la plateforme réglementaire
Données communiquées par notre client — évolution mesurée entre 2021 et mars 2026
Plus de 11 % de réduction du temps de traitement des qualifications
La centralisation des dossiers et la structuration de leur workflow dans la nouvelle application ont permis de réduire de plus de 11 % le temps consacré au traitement des qualifications.
9 % d’augmentation du taux de renouvellement des certifications
Les indicateurs de pilotage et l’automatisation des rappels facilitent le suivi des échéances et contribuent à l’augmentation du renouvellement des certifications.
Plus de 17 % d’augmentation du taux de fidélisation en trois ans
Depuis la mise en ligne de l’interface déclarative repensée, le taux de fidélisation des entreprises clientes a progressé de plus de 17 % en trois ans.
Plus de 23 % d’amélioration du recouvrement des acomptes
La simplification du processus de paiement en ligne facilite le règlement des factures d’acompte et améliore leur taux de recouvrement.
Des écrans ergonomiques conçus pour piloter efficacement l’activité
Membres du projet
L’équipe Ecomsoft sur ce projet
Johan
Rôle : Chef de projet et analyste-programmeur
Johan pilote le projet depuis son lancement. Il coordonne les échanges avec QUALICLIMAFROID, accompagne le client dans ses demandes et supervise les choix fonctionnels et techniques ainsi que l’amélioration continue de la plateforme.
Anthony
Rôle : Développeur Laravel et Filament
Anthony est le développeur principal du projet. Il participe également aux analyses techniques et fonctionnelles afin de concevoir des réponses fiables et adaptées aux besoins de QUALICLIMAFROID.
Emmanuel
Rôle : Développeur Laravel et Filament
Emmanuel a pris en charge la migration des données depuis l’ancienne plateforme vers la nouvelle application, avec des exigences fortes d’intégrité, de cohérence et de traçabilité.
Questions fréquentes sur les logiciels de gestion des attestations et certifications
Pourquoi développer un logiciel sur mesure pour gérer des attestations de capacité et des certifications ?
Quelles données une application de suivi réglementaire des fluides frigorigènes doit-elle centraliser ?
Comment sécuriser les accès des entreprises clientes, des équipes internes et des auditeurs ?
Un logiciel sur mesure peut-il gérer les justificatifs, les imports, les exports et les historiques ?
Peut-on faire évoluer une application réglementaire après sa mise en production ?
Quel est le coût d’un logiciel sur mesure comprenant un extranet et un back-office réglementaire ?
Ecomsoft développe-t-il des logiciels sur mesure pour d’autres secteurs d’activité ?
Oui. Ecomsoft conçoit des applications web, ERP, CRM, WMS et logiciels métier sur mesure pour des organisations issues de secteurs variés : industrie, agroalimentaire, immobilier, santé, services ou réseaux multi-sites. Découvrez les autres études de cas réalisées par Ecomsoft.
