ERP et CRM sur mesure pour un réseau de centres de vitrage automobile
Secteur automobile – ERP & CRM sur mesure
Nous développons des logiciels métier pour les acteurs de l’automobile : vitrage, après-vente, ateliers, réseaux multi-sites.
Secteur d’activité
Vitrage automobile
Relation client
2020
Situation de départ
Google Sheets / Google Agenda / ancien logiciel Windev non collaboratif
Logiciel développé sur mesure
ERP et CRM développés sur mesure + gestion commerciale + logiciel de planification + outil de reporting
Contexte client
Les réseaux de vitrage automobile doivent coordonner quotidiennement les activités de plusieurs centres spécialisés dans la réparation et le remplacement de pare-brise. Chaque intervention mobilise de nombreux acteurs — centres, call center, techniciens, compagnies d’assurance, fournisseurs et clients — et nécessite de suivre un ensemble d’informations critiques : disponibilité des équipes, prise de rendez-vous, commande des vitrages, gestion des franchises, prise en charge par les assurances, facturation, encaissements et, dans certains cas, calibrage des systèmes ADAS. La centralisation de ces processus constitue un enjeu majeur pour garantir la qualité de service, améliorer la productivité des équipes et accompagner la croissance d’un réseau multi-sites.
Notre client est un grand réseau national de centres de vitrage automobile comptant aujourd’hui plus de 180 implantations en France. Son activité repose sur la réparation et le remplacement de pare-brise pour les particuliers et les professionnels. Au-delà des centres d’intervention, l’entreprise s’appuie sur un call center, des commerciaux terrain et des équipes support qui collaborent quotidiennement autour d’un même dossier client. Chaque demande peut provenir de différents canaux (centre, téléphone, site web, réseaux sociaux ou apporteurs d’affaires) et nécessite une coordination permanente entre les différents intervenants afin de garantir une prise en charge rapide et homogène.
Avant la mise en place du logiciel métier que nous avons développé, l’organisation reposait principalement sur Google Sheets, Google Agenda, Gmail ainsi qu’un ancien logiciel développé sous WinDev, installé localement dans chaque centre et ne permettant pas un fonctionnement collaboratif. Cette organisation fragmentée entraînait une dispersion des informations, des doubles saisies, une visibilité limitée pour les services support et une difficulté croissante à piloter l’activité à l’échelle nationale. Le call center ne disposait pas d’une vision en temps réel des disponibilités des centres, les équipes opérationnelles perdaient un temps important à rechercher les informations, tandis que le pilotage financier et commercial devenait de plus en plus complexe à mesure que le réseau se développait.
Au-delà des enjeux opérationnels, le groupe devait également structurer l’ensemble du cycle de vie d’un dossier de vitrage automobile, depuis la première prise de contact jusqu’au règlement final. Les données clients, les véhicules, les devis, les documents contractuels, les prises en charge par les compagnies d’assurance, les franchises, les ordres de réparation, les factures, les règlements, les historiques de modification et les échanges avec les différents intervenants devaient être centralisés au sein d’un même système d’information. Les exigences en matière de RGPD, de traçabilité, d’archivage, de facturation et de recouvrement étaient devenues des éléments essentiels pour sécuriser les processus métier et accompagner durablement l’ouverture de nouveaux centres.
La problématique : centraliser le pilotage d’un réseau de vitrage automobile multi-centres
Contexte industriel
Le client devait gérer une activité de vitrage automobile répartie sur plusieurs centres, avec des rendez-vous pris depuis différents canaux : accueil en centre, call center, commerciaux terrain, site web ou réseaux sociaux. Chaque dossier client pouvait ensuite nécessiter un véhicule de prêt, une prise en charge de la compagnie d’assurance avec gestion de la franchise, la production rapide d’un devis selon la marque et modèle du véhicule, puis la génération de la facture et le pilotage des règlements.
Contraintes techniques
Avant la solution, le suivi reposait sur des outils dispersés : fichiers Google Sheets, Google Agenda, Gmail et ancien logiciel non collaboratif. Chaque centre disposait de sa propre organisation, tandis que les services support manquaient d’un accès centralisé aux données commerciales, aux dossiers, aux achats, aux règlements et au pilotage global.
Enjeu qualité
L’enjeu était avant tout de garantir à notre client de développer son activité et d’ouvrir de nouveaux centres de changement de pare-brise à l’aide d’une application unique et centralisée afin de fiabiliser la donnée, réduire les manipulations redondantes, suivre les rendez-vous, sécuriser les accès, structurer les dossiers clients et donner aux équipes une vision complète de l’activité. L’objectif était également d’améliorer le cash-flow en automatisant les processus de demandes de prise en charge et de facturation auprès des compagnies d’assurance et ainsi améliorer le recouvrement et les indicateurs de performance.
Notre approche
Notre approche : Nous imprégner du besoin pour livrer un ERP web spécifique au métier du vitrage automobile
Fonctionnalités développées
Fonctionnalités développées pour piloter un réseau de vitrage automobile multi-centres
Centraliser le dossier client vitrage
Le logiciel centralise l’ensemble des informations nécessaires au cycle de vie complet d’un dossier de vitrage automobile, depuis la prise de contact jusqu’au règlement final. Il regroupe le client, le véhicule, l’assurance, la franchise, le devis, l’ordre de réparation, les rendez-vous, les documents signés, la facturation, les règlements et l’historique des interventions. Les équipes disposent ainsi d’une vision unique et partagée, limitant les doubles saisies, améliorant la traçabilité et facilitant le suivi de chaque intervention.
Planning métier multi-centres
Le planning métier centralise les disponibilités de l’ensemble des centres de vitrage automobile afin d’optimiser la prise de rendez-vous, la répartition de la charge de travail et l’affectation des interventions. Les rendez-vous peuvent être créés par les centres, le call center, les commerciaux ou directement depuis les demandes web, garantissant une planification cohérente et une meilleure utilisation des ressources sur l’ensemble du réseau.
Suivi technique du vitrage et de l’ADAS
Le logiciel facilite l’identification du véhicule dès la prise en charge et assure le suivi des opérations techniques liées au remplacement de pare-brise, notamment le calibrage ADAS. Toutes les informations sont rattachées au dossier d’intervention afin de garantir la traçabilité des opérations réalisées, de sécuriser les interventions techniques et de faciliter le suivi des véhicules.
Gestion assurance et franchise
Le module assurance centralise les prises en charge, les franchises, les documents justificatifs et les échanges avec les compagnies d’assurance. L’intégration avec Clearbus automatise une partie des traitements administratifs, réduit les ressaisies et accélère le suivi des dossiers indemnisés tout en améliorant leur fiabilité.
Relances et encaissements
L’application pilote les règlements, les encaissements, les impayés, les relances, les mises en demeure et les cessions de créance au sein d’un même environnement. L’automatisation des processus de recouvrement améliore la visibilité financière, réduit les délais d’encaissement et contribue à optimiser le cash-flow du réseau.
Centralisation des demandes multicanales
Le logiciel regroupe les demandes provenant des centres, du call center, des commerciaux terrain, du site web, de Facebook, de WhatsApp et des apporteurs d’affaires dans un flux unique. Chaque demande est qualifiée puis transformée en dossier client ou en rendez-vous, garantissant un traitement homogène quel que soit le canal d’origine.
Une stack technique optimisée pour un réseau multi-centres
Chaque composant technique a été sélectionné soigneusement par notre Architecte Laravel, Alexis ainsi que par notre DevOps, Jessica pour répondre aux exigences de performance, de sécurité et de maintenabilité. Notre objectif était avant tout d’anticiper la croissance du réseau et de développer une solution permettant à notre client de lui garantir un logiciel performant et supportant une montée en charge significative. Le choix des technologies employées nous a permis de multiplier par 10 le nombre de centres de changement de pare-brise en 5 ans tout en assurant à notre client un taux de disponibilité de 99,9%, un niveau de performance maintenu alors que le nombre d’utilisateurs et le volume de données augmentent de façon significative. De la même manière, nous avons mis l’accent sur la sécurité afin de garantir à notre client un accès sécurisé à l’application ainsi que l’intégrité et la confidentialité des données.
Accès & sécurité
Résultats obtenus depuis la mise en service de l’ERP sur mesure
Réduction du taux d’avoir de 7 % à moins de 2 % grâce à l’automatisation de la facturation
Amélioration du taux de recouvrement de 11 % grâce à l’automatisation des relances et à l’intégration avec Clearbus
Croissance du réseau de 25 à 186 centres en 5 ans sans refonte du SI
+16 % de taux de transformation commerciale grâce au CRM sur mesure
Des écrans ergonomiques, optimisés pour un pilotage efficient de l’activité
Les avis éclairés de notre client
Membres du projet
L’équipe Ecomsoft sur ce projet
Gregory
Rôle : Chef de projet logiciels métier sur mesure
Gregory assure le pilotage du projet et l’évolution du système d’information. Interface entre les utilisateurs, la direction et les équipes de développement, il coordonne les priorités et veille à l’alignement du logiciel avec les enjeux métier de l’entreprise.
Jessica
Rôle : Experte DevOps
Jessica a occupé le rôle de développeuse principale lors des premières phases structurantes du projet, contribuant à la livraison des principaux modules. Elle assure aujourd’hui la responsabilité technique du projet en tant que DevOps avec une attention particulière portée à la performance et à la pérennité de l’application.
Anthony
Rôle : Développeur Laravel
Anthony est actuellement le développeur principal du projet. Il pilote les nouvelles évolutions fonctionnelles tout en assurant la maintenance corrective et évolutive de l’application.
Julien
Rôle : Développeur Laravel
Julien intervient sur des périmètres fonctionnels spécifiques notamment sur les aspects de planification et de production des collaborateurs des centres de changement de pare-brise.
Alexis
Rôle : Architecte technique Laravel & Filament
Alexis intervient en tant que référent technique sur l’environnement des Frameworks Laravel et Filament utilisés et contribue au développement des nouveaux logiciels interconnectés avec l’ERP développé sur mesure
Questions fréquentes sur les ERP métier pour les centres de vitrage automobile
Pourquoi utiliser un ERP spécialisé pour un réseau de vitrage automobile ?
Un ERP spécifique permet de centraliser les processus propres au vitrage automobile : prise de rendez-vous, dossier client, véhicule, assurance, franchise, devis, facturation, règlements et recouvrement. Contrairement à des outils génériques ou dispersés, un logiciel sur mesure s’adapte aux usages des centres, du call center, des commerciaux et des services support.
Quelles données métier un logiciel de vitrage automobile doit-il centraliser ?
Peut-on connecter l’ERP à des services externes comme le site web, Facebook ou à d’autres canaux ?
Un logiciel de vitrage automobile peut-il gérer le calibrage ADAS ?
Peut-on faire évoluer l’application lors de l’ouverture de nouveaux centres ?
Ecomsoft développe-t-il des logiciels sur mesure pour d’autres secteurs d’activité ?
Oui, Ecomsoft développe des ERP et CRM sur mesure pour d’autres secteurs (industrie, agroalimentaire, immobilier, santé, résidences services, etc.). Découvrez nos dernières réalisations que nous avons développées pour le compte de nos clients.
Pourquoi utiliser un ERP sur mesure pour un réseau de vitrage automobile multi-centres ?
Pour notre client, le choix du sur-mesure s’est imposé face aux limites des solutions du marché. Son activité ne se résumait pas à gérer des rendez-vous ou des dossiers clients : elle combinait la prise de rendez-vous multi-canaux, le pilotage de plusieurs centres de vitrage automobile, la gestion des disponibilités par centre de changement de pare-brise, le suivi des véhicules, l’identification des références de pare-brise, la prise en charge assurance, la gestion des franchises, les devis, la facturation, les règlements, le recouvrement, les relances, les communications SMS, le suivi des documents et le pilotage de l’activité par les services support.
Un logiciel standard n’aurait pas permis de réunir toutes ces fonctionnalités dans un seul outil, avec un niveau d’adaptation suffisant aux processus réels du réseau. Notre client aurait été contraint de continuer à utiliser des fichiers Excel ou Google Sheets pour piloter des données sensibles de son activité : disponibilités des centres, suivi des rendez-vous, dossiers à approvisionner, règlements à encaisser, relances à effectuer ou indicateurs de pilotage.
L’ERP sur mesure a permis de construire un outil aligné avec ses processus réels, capable de répondre plus précisément aux besoins des centres, du call center, des commerciaux, de la comptabilité et des services support. Il centralise ce qui restait auparavant dispersé entre plusieurs outils, tout en offrant une vision plus fiable de chaque dossier, depuis la demande initiale jusqu’à la facturation, l’encaissement et le recouvrement.
