ERP et CRM sur mesure pour un réseau de résidences services seniors
Services à la personne – ERP web métier et CRM sur mesure
Ecomsoft a développé un ERP web métier sur mesure pour centraliser la gestion des résidences, structurer le suivi commercial des leads, automatiser les devis et contrats, fiabiliser la facturation des services, coordonner les interventions et simplifier le quotidien des équipes comme des résidents.
Secteur d’activité
Résidences services seniors / services à la personne
Relation client
2019
Situation de départ
Logiciel développé sur mesure
ERP web métier, CRM sur mesure, automatisation de la facturation, planification
Contexte client
Notre client évolue dans le secteur des résidences services seniors et le service à la personne, avec des enjeux de gestion multi-résidences, de gestion des logements, de suivi des leads, de devis résidents, de contrats de service et de facturation des services. Son activité implique également le suivi opérationnel des repas en résidence, des interventions techniques, de la gestion du linge, des achats résidents et des prestations aux résidents.
Avant le développement du logiciel, notre client devait coordonner des processus fortement liés entre eux, dans un contexte où chaque résidence disposait de ses propres logements, tarifs, articles, documents, utilisateurs et règles de gestion. Les équipes avaient besoin d’un outil centralisé pour suivre les prospects, générer les devis, éditer les contrats, gérer les documents, planifier les interventions, préparer les repas, tracer les services réalisés et alimenter les éléments facturables. Le projet répondait donc à un besoin de structuration métier, de fiabilisation des données, de traçabilité et de pilotage opérationnel à l’échelle d’un réseau de résidences seniors.
La problématique
La problématique : centraliser la gestion commerciale et opérationnelle dans un réseau de résidences seniors
Contexte métier
Notre client devait piloter une activité multi-résidences. Il évoluait dans un contexte très concurrentiel où l’indicateur de pilotage premier restait le Taux d’Occupation des résidences. Egalement, étant un service d’aide à la personne, il devait répondre à des exigences de qualité de service auprès de l’ensemble de ses résidents.
Contraintes techniques
La difficulté principale consistait à relier des données très dépendantes les unes des autres : un lead alimente un devis, le devis dépend du logement, des occupants, du contrat, des options, des tarifs et peut ensuite déclencher des contrats, prestations ou éléments facturables. La complexité métier relative aux résidences seniors couplée à un manque d’outils permettant de centraliser et piloter les données ne permettait pas d’augmenter le réseau avec de nouveaux établissements en toute sérénité.
Enjeu qualité
L’enjeu était de fiabiliser les données, sécuriser les accès par résidence, automatiser les calculs commerciaux, tracer les documents signés, faciliter le travail terrain et donner aux équipes une vision claire des leads, résidents, interventions, repas et prestations à facturer. Le tout devait se réaliser de façon fluide pour les opérationnels afin de garantir un processus commercial et de facturation optimal.
Notre approche
Notre approche : du cadrage fonctionnel à l’ERP web métier multi-résidences
Fonctionnalités développées
Fonctionnalités développées pour la gestion commerciale et opérationnelle de résidences seniors
Administration des résidences et logements
La solution permet de gérer les résidences, logements,
et parkings. Il devient ainsi très simple de gérer la politique tarifaire ainsi que les changements d’indices.
Suivi des leads et prospects
Le module CRM centralise les informations des futurs résidents, contacts, devis associés et états commerciaux pour piloter le remplissage des résidences.
Tableau de bord et pilotage de l’activité
Les managers peuvent piloter l’activité commerciale, opérationnelle et financière de chacune des résidences au travers d’un tableau de bord riche d’indicateurs de pilotage. Cette interface facilite le pilotage du TO (Taux d’Occupation), le « panier » moyen, les encours financiers et bien d’autres indicateurs. En complément, l’ERP sur mesure a été pensé pour permettre l’extraction au format MS Excel de l’ensemble des données commerciales et financières.
Suivi des devis et des contrats de services
L’application calcule les devis selon le type de logement, le type de contrat (long ou court séjour), le nombre d’occupants, les prestations choisies et les options, puis permet d’éditer les devis et contrats au format PDF.
Planification des tâches et suivi terrain
Les équipes peuvent planifier des tâches ponctuelles ou récurrentes, suivre les interventions, piloter les ménages et lessives pour chacun des résidents et transformer certaines interventions en prestations facturables.
Prestations, achats, linge et facturation électronique
Les loyers, achats, lessives, interventions et services aux résidents alimentent des prestations à valider pour facturation, avec une gestion compatible avec les obligations de facturation électronique. Ainsi il n’a jamais été aussi simple, rapide et fiable de facturer.
Une stack technique optimisée pour un réseau multi-centres
Chaque composant technique a été sélectionné soigneusement par notre Architecte technique Laravel, Alexis pour répondre aux exigences de performance, de sécurité et de maintenabilité. Notre objectif était avant tout d’anticiper la croissance du réseau et de développer une solution permettant à notre client de lui garantir un logiciel performant et supportant une montée en charge significative. Le choix des technologies employées nous a permis de multiplier par 5 le nombre de résidences seniors en 5 ans tout en assurant à notre client un taux de disponibilité de 99,9%, un niveau de performance maintenu alors que le nombre d’utilisateurs et le volume de données augmentent de façon significative. De la même manière, nous avons mis l’accent sur la sécurité afin de garantir à notre client un accès sécurisé à l’application ainsi que l’intégrité et la confidentialité des données.
Résultats obtenus depuis la mise en service de l’ERP sur mesure pour le réseau de résidences seniors
Oubli ou manque de facturation qui passe de 3,6 % du CA à près de 0 % grâce à l’automatisation de la facturation
Amélioration du taux de recouvrement de 8 % grâce à l’automatisation des relances
Croissance du réseau de 4 à 24 résidences seniors en 5 ans sans refonte du SI et sans surcoût lié à l’augmentation du nombre d’utilisateurs.
+23 % de taux d’occupation des résidences en moyenne
Des écrans ergonomiques, optimisés pour un pilotage efficient de l’activité
Les avis éclairés de notre client
Membres du projet
L’équipe Ecomsoft sur ce projet
Alexis
Rôle : Architecte Laravel
Conception de l’architecture Laravel et Filament
Julien
Rôle : Développeur Laravel et Filament
Développement de l’application
Edwige
Rôle : Business Analyst
Conception du story mapping et des Users Stories
Jessica
Rôle : DevOps
Intégration du projet dans notre infrastructure et optimisation des ressources
Maxime
Rôle : Chef de projet
Animation des ateliers et pilotage du projet
Manon
Rôle : Développeuse d’applications mobiles
En charge du développement de l’app. Mobile PWA
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur les ERP et CRM pour les résidences seniors
Pourquoi utiliser un ERP spécialisé pour un réseau de résidences seniors ?
Pour notre client, le choix du sur-mesure s’est imposé face aux limites des solutions du marché. Son activité ne se résumait pas à gérer des logements, des résidents ou des factures : elle combinait la gestion multi-résidences, le suivi des leads, les devis, les contrats, les logements, les parkings, les prestations aux résidents, les repas, les invités, les interventions, les lessives, les achats, les plannings, les documents administratifs et la facturation.
Un logiciel standard n’aurait pas permis de réunir toutes ces fonctionnalités dans un seul outil, et notre client aurait été contraint de continuer à utiliser des fichiers Excel pour piloter des données sensibles de son activité. L’ERP sur mesure a permis de construire un outil aligné avec ses processus réels, capable de répondre plus précisément à ses besoins métier, de sécuriser les accès par résidence et de centraliser ce qui restait auparavant dispersé entre plusieurs outils ou traitements manuels.
Quelles données métier un logiciel de résidence seniors doit-il centraliser ?
Un logiciel métier pour résidence senior doit centraliser les données liées aux résidences, logements, articles liés aux services à la personne. Mais surtout Il convient de stocker de façon sécurisée les données en lien avec les résidents. Il est important d’avoir des données fiables permettant de centraliser leurs contacts, leurs préférences alimentaires ou bien encore le suivi des posologies. Cette centralisation facilite le pilotage, la traçabilité et la coordination entre les équipes administratives, commerciales et opérationnelles.
Comment sécuriser les accès dans un ERP multi-résidences ?
Un ERP sur mesure peut-il intégrer un portail résident et une application tablette terrain ?
Peut-on faire évoluer l’application après la mise en production ?
Quel est le coût d’un ERP sur mesure pour résidences seniors ?
Le coût dépend du périmètre fonctionnel, du nombre de modules, des règles métier, des profils utilisateurs, des interfaces attendues, des documents à générer, des éventuelles reprises de données et des connexions à prévoir. Un cadrage fonctionnel est nécessaire pour estimer précisément un ERP sur mesure adapté aux résidences services seniors.
Ecomsoft développe-t-il des logiciels sur mesure pour d’autres secteurs d’activité ?
Oui, Ecomsoft développe des ERP et CRM sur mesure pour d’autres secteurs (industrie, agroalimentaire, immobilier, santé, résidences services, etc.). Découvrez nos dernières réalisations que nous avons développées pour le compte de nos clients.
